Szwecja księgowość

Szwedzkie prawo reguluje odgórnie zasady odnoszące się do księgowości, która jednocześnie jest podstawą prowadzenia działalności. Dzięki temu można zbilansować przychody i rozchody w firmie oraz kontrolować wydatki. Kwestia ta ma bezpośrednie przełożenie na rozwój firmy. Ponadto wystawiane faktury powinny zawierać szereg informacji, bez których są do niczego nieprzydatne. Natomiast wiedza o stawkach i terminach rozliczeń podatków z urzędem pozwoli uniknąć przykrych w skutkach konsekwencji. Dowiedz się, jak funkcjonować w przestrzeni Szwecja - księgowość. Nadzór nad prawnymi regulacjami obejmujące księgowość w Szwecji, sprawuje Rada Szwedzkich Standardów Rachunkowości - Bokföringsnämnden (BFN). Konieczność prowadzenia księgowości obejmuje każdego przedsiębiorcę, niezależnie od rodzaju działalności oraz skali działania firmy. Podstawowymi aktami prawnymi są w tym zakresie: Ustawa o rachunkowości - bokföringslagen - z 1999 roku; oraz Ustawa o sprawozdaniach rocznych - årsredovisningslagen - z 1995 roku. Aktualne przepisy stanowią, że rachunkowość szwedzkiej firmy może być prowadzona albo przez jej właściciela, albo przez dyplomowanego księgowego. Aczkolwiek niezależnie od wszystkiego, odpowiedzialność za wszystkie nieprawidłowości ponosi przedsiębiorca. Stąd też zaleca się korzystanie z usług zarejestrowanych w Revisorsinspektionen. Dzięki temu możemy szybko i wygodnie sprawdzić, czy wybrane przez nas biuro rachunkowe w Szwecji posiada właściwe kompetencje do podejmowania się tego typu zobowiązań.

Wymogiem stawianym przez organy państwowe jest używanie jedynie certyfikowanych programów księgowych. Rachunkowość szwedzkiej firmy prowadzona za pośrednictwem programów obsługujących arkusze kalkulacyjne typu MS Excel jest niezgodna z aktualnymi rozporządzeniami. Przedsiębiorca jest zobligowany do ewidencjonowania wszystkich transakcji handlowych firmy. Dokumentację należy przechowywać w sposób określony odpowiednimi przepisami krajowymi, jakie nakłada na przedsiębiorców Szwecja. Księgowość firmy w Szwecji wiąże się także z dotrzymywaniem, odgórnie ustalonych przez odpowiednie organy, terminów. Niedopełnienie obowiązków, nieterminowość czy jakiekolwiek uchybienia w tym zakresie implikują różnego rodzaju kary, np. wzmożone kontrole skarbowe.

Szwedzka księgowość nie ogranicza się jedynie do porządku w firmie, bowiem ma ona zarazem wpływ na opinię urzędów, banków (np. przy udzielaniu kredytu), klientów, dostawców (np. przy zakupie towaru z odroczonym terminem zakupu) oraz ewentualnych partnerów biznesowych. Zatem rachunkowość firmy wpływa bezpośrednio na jej wiarygodność, która w interesach jest podstawą dobrej współpracy. Szwedzkie faktury coraz częściej przybierają formę elektroniczną. Prywatne przedsiębiorstwa, wydając taki dokument, muszą zawrzeć w nim ściśle określone informacje, dotyczące transakcji. Szwedzkie e-faktury przechowywane są w specjalnie dedykowanym do tego celu programie, który posiada państwowe certyfikaty bezpieczeństwa, stąd właśnie zakaz korzystania z programów typu MS Excel. Czego jeszcze potrzeba do wystawienia faktury?

Poprawność wydawanych faktur jest niezwykle istotna, ponieważ dokument ten stanowi podstawę do ubiegania się o zwrot należności kontrahenta. Każda szwedzka działalność gospodarcza przy rejestracji uzyskuje numer identyfikacyjny, który, podobnie jak numer firmowego konta bankowego, jest niezbędny do wystawienia faktury. Oprócz tego powinny się na niej znaleźć następujące dane:

• data wystawienia;
• data dostarczenia lub data płatności;
• numer dokumentu;
• dane stron transakcji: imię, nazwisko, nazwa firmy, adres;
• numer VAT sprzedawcy - a także wysokość stawki podatku. Jest to konieczne do skorzystania z możliwości późniejszego odliczenia podatku;
• opcjonalnie numer VAT nabywcy;
• rodzaj transakcji;
• cena za towar lub usługę;
• kwota do opodatkowania;
• wysokość podatku VAT;
• warunki płatności;
• warunki dostarczenia towaru bądź usługi.

Księgowość firmy w Szwecji jest bardzo istotna w przypadku zalegania przez kontrahentów z płatnościami oraz kontroli skarbowej ze strony urzędu - Skatteverket. Wszelkiego rodzaju operacje wykonywane za pośrednictwem firmy powinny zostać odnotowane. Do tego celu służą nam konta księgowe w Szwecji. Dzięki temu, każde zdarzenie gospodarcze przypisane jest do poszczególnych rodzajów kont, tworząc wspólnie plan kont, czyli podsumowanie rachunków zaksięgowanych przez konkretne przedsiębiorstwo.

Wszystkie operacje finansowe, niezależnie od zakresu (czy to zaopatrzenia, produkcji bądź sprzedaży dóbr i usług), powinny zostać odpowiednio sklasyfikowane, by mogły zostać prawidłowo dopasowane do właściwego konta księgowego. Ostatecznie bowiem salda kont wpisywane są do rocznego zeznania podatkowego. Wybierając standardowy plan kont, czyli BAS lub konfigurując plan kont do potrzeb firmy, szwedzki przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać przebieg zdarzeń gospodarczych z konkretnego okresu.

Każde konto księgowe w Szwecji złożone jest z czterech cyfr, które mają przypisane określone znaczenie. Pierwszą cyfrą oznacza się klasę konta: 1 - aktywa; 2 - zobowiązania; 3 - przychody; 4 - 8 - koszty. Druga cyfra numeru konta wskazuje na grupę kont, zaś wszystkie cztery określają konkretne konto księgowe:

1000 - majątek firmy (środki trwałe);
2000 - dług i kapitał własny (rozrachunki z dostawcami, urzędami i bankami);
3000 - przychody firmy (faktury przychodowe netto);
4000 - zakupy (zakup materiałów, zakupy krajowe, zakupy zagraniczne);
5000 - koszty operacyjne (podróże służbowe, reklama);
6000 - koszty operacyjne (zatrudnianie pracowników tymczasowych, zakup artykułów biurowych, narzędzi i ubrań roboczych);
7000 - amortyzacja i koszty pracownicze (wynagrodzenia, ekwiwalenty pieniężne, świadczenia rzeczowe);
8000 - przychody i koszty finansowe (roczny wynik finansowy, odsetki kredytowe).

Szwedzka firma powinna posiadać konto bankowe, które będzie wykorzystywane do przeprowadzania wszelkich operacji finansowych, związanych z prowadzoną działalnością. W przypadku spółek, firmowe konto w szwedzkim banku jest również do zdeponowania kapitału początkowego w określonej wysokości. Prowadzenie dokumentacji w firmie nie tylko daje przejrzystość w prowadzeniu biznesu, ale także jest istotnym elementem w trakcie ewentualnych kontroli skarbowych. Przedsiębiorca w Szwecji jest zobligowany do przechowywania dokumentacji przez co najmniej 7 lat. Ponadto faktury są niezbędne do rozliczenia podatkowego. Stąd weryfikacja bieżących należności i zobowiązań to najlepszy sposób na zachowanie przejrzystej sytuacji finansowej.

Dokumentacja szwedzkiej firmy może być przechowywana w dwóch formach: elektronicznej i papierowej. Postać faktury podyktowana jest jej początkowym wyglądem, tzn. jeśli dokument wydany był na papierze, to tak też powinien być przechowywany - ta sama zależność odnosi się do dokumentów cyfrowych. Archiwizacja może być prowadzona przez przedsiębiorstwo lub wybraną firmę zewnętrzną, która jednak w przypadku inspekcji jest zobowiązana do wydania stosownej dokumentacji.

Przedsiębiorca w Szwecji powinien segregować dokumenty według dwóch kategorii: pierwotnej i wtórnej. Konieczność przeprowadzania audytów odnosi się jedynie do niektórych form biznesu. Szwedzki audytor musi posiadać odpowiednie kompetencje, nabyte w drodze specjalistycznego szkolenia z tego zakresu. W praktyce spotkać się można z dwoma rodzajami audytorów: uprawnionymi - auktoriserad revisor - lub zatwierdzonymi - revisor godkänd.

Obowiązek audytu odnosi się do:

• stowarzyszeń gospodarczych - ekonomisk förening;
• spółek handlowych - handelsbolag, w skrócie HP;
• spółek z ograniczoną odpowiedzialnością - aktiebolag, w skrócie AB.

W przypadku małych stowarzyszeń gospodarczych audyt może zostać przeprowadzony przez osobę bez tytułu uprawnionego lub zatwierdzonego audytora, lecz wciąż musi być to osoba o odpowiednich ku temu kwalifikacjach. Tymczasem, firmy jednoosobowe, małe spółki handlowe i małe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - są całkowicie zwolnione z obowiązku przeprowadzania audytu.

Przeprowadzana w taki sposób kontrola odbywa się bez ingerencji w księgowość szwedzkiej firmy. Jedynym zadaniem rewidenta jest potwierdzenie wiarygodności prowadzonej w przedsiębiorstwie dokumentacji. Otwarcie firmy w Szwecji jest stosunkowo proste. W przypadku obywateli polskich, rzecz staje się jeszcze prostsza ze względu na przynależność Polski do krajów członkowskich UE oraz EOG. Dzięki temu zarówno Polacy, jak i Szwedzi, mamy do tego takie samo prawo.

Utworzenie nowego przedsiębiorstwa na terenie Szwecji, jak już zostało wspomniane, nie jest zbyt skomplikowane. Aczkolwiek proces rejestracji oraz potrzebny na to czas, zależne są od typu przedsiębiorstwa. Do najpopularniejszych firm, zakładanych przez obcokrajowców w Szwecji, zalicza się więc:

• jednoosobową działalność gospodarczą - enskild näringsidkare;
• spółkę cywilną - enkelt bolag;
• spółkę handlową - HB - Handelsbolag;
• oddział firmy - filial.

Pozostałe rodzaje to:

• spółka komandytowa - KB - kommanditbolag;
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - AB - Aktiebolag;
• stowarzyszenie gospodarcze - ekonomisk förening;
• fundacja - stiftelse;
• Europejska Spółka Akcyjna - Europabolag.

Wymienione typy działalności gospodarczej w Szwecji są dostępne dla obcokrajowców, lecz procedury są bardziej skomplikowane, a stawka kapitału początkowego o wiele wyższa. Szwedzka firma jednoosobowa jest jedną z najdogodniejszych form prowadzenia działalności. Samozatrudnieni sami mogą prowadzić również księgowość swojej firmy. Wystarczy jedynie znajomość podstaw rachunkowości, których fundamentem jest Ustawa o rachunkowości prawidłowego księgowania transakcji finansowych przedsiębiorstwa.

Otwarcie takiej firmy generuje także pewne zobowiązania. Jednym z nich jest odprowadzanie podatku od uzyskanego dochodu. Istotny w tym kontekście jest fakt, że działalność jednoosobowa w Szwecji jest traktowana jako podmiot fizyczny, nie zaś prawny. Zatem szwedzki podatek dochodowy deklaruje się na jednym formularzu. Ogólny podatek dochodowy jest sumą podatku krajowego oraz lokalnego, zaś podatek lokalny składa się z podatku gminnego (komun) i regionalnego (landstig). Wysokość stawki podatku może różnić się w zależności od uzyskiwanych dochodów oraz miejsca zamieszkania bądź lokalizacji stałej siedziby firmy. W 2020 roku podatek dochodowy od osób fizycznych w Szwecji wynosił:

• 0% podatku krajowego przy dochodach od 0 do 490 700 SEK i 30 - 35% podatku lokalnego;
• 20 % podatku krajowego przy dochodach powyżej 509 300 SEK i 30 - 35% podatku lokalnego.

W ciągu roku podatkowego, który w Szwecji pokrywa się z rokiem kalendarzowym, odprowadza się zaliczki na podatek dochodowy w terminie do 12 dnia każdego miesiąca, za wyjątkiem stycznia i sierpnia, kiedy to czas ten jest wydłużony do dnia 17. Wysokość zaliczki jest wyliczana na podstawie zadeklarowanego wcześniej w urzędzie skarbowym dochodu. Jednocześnie warto podkreślić, że za wszystkie zobowiązania przedsiębiorstwa, właściciel firmy jednoosobowej ręczy własnym majątkiem, ponieważ szwedzki system prawny uznaje dochód firmy za dochód właściciela jako osoby fizycznej.

Każda działalność jednoosobowa, dystrybuująca usługi lub towary objęte podatkiem VAT jest zobligowana do naliczania przy każdej transakcji odpowiedniej stawki. VAT w Szwecji rozlicza się na specjalnie przygotowanej w tym celu deklaracji, którą składa się w urzędzie raz na miesiąc, raz na kwartał lub raz na rok. W odniesieniu do spółek, w kraju, jakim jest Szwecja, księgowość jest dosyć skomplikowana. Stąd warto poważnie zastanowić się nad zatrudnieniem wykwalifikowanego księgowego. Samo rozpoczęcie tego typu działalności jest kosztownym przedsięwzięciem, gdyż wymaga zdeponowania kapitału początkowego, który może wynieść od 50 tys. do nawet 500 tys. SEK. Zaletą jest to, że właściciele szwedzkiej spółki za zobowiązania firmy odpowiadają jedynie wysokością kapitału zakładowego.

Każda spółka w Szwecji posiada osobowość prawną. Legalizacja wymaga wielu formalności w tym aktu założycielskiego, potwierdzonego notarialnie. Następnie maksymalnie 6 miesięcy od tego momentu, wymagana jest rejestracja w Bolagsverket, czyli szwedzkim Rejestrze Przedsiębiorstw.

Szwedzki podatek dochodowy odprowadzany z tytułu prowadzenia spółki wynosi 28% od dochodu. W ciągu całego roku podatkowego odprowadza się w sumie 12 zaliczek na poczet niniejszego zobowiązania. Wysokość zaliczki jest ustalana na podstawie wstępnie deklarowanego w urzędzie skarbowych dochodu. Podatnicy mają czas na uregulowanie płatności w terminie do 12 dnia każdego miesiąca. W styczniu i sierpniu czas upływa 17 dnia miesiąca.

Szwedzka spółka oferująca towary lub usługi objęte podatkiem VAT, musi być wpisana do rejestru, jak również naliczać i odprowadzać, przewidzianą dla danej kategorii towarów bądź usług, stawkę:

• stawka podstawowa obejmuje większość towarów i usług, i jest równa 25%;
• stawka zredukowana wynosi 12 % i dotyczy m. in. artykułów spożywczych, usług hotelowych oraz rękodzieła;
• stawka niska na poziomie 6% obejmuje gazety, książki, transport osobowy itp.

Oczywiste jest, że prowadzenie własnej firmy wiąże się z pewnymi kosztami. Firmy w Szwecji ponoszą wydatki wiążące się tak z samym założeniem przedsiębiorstwa, jak i jego późniejszym funkcjonowaniem. Niebagatelny wpływ na opłaty ma: charakter świadczonych usług, rodzaj działalności, wielkość firmy.

1. Kapitał założycielski. To pierwszy i podstawowy koszt, jaki ponosi szwedzki przedsiębiorca. Zależnie od rodzaju spółki wartość wniesionego budżetu wynosić będzie od 50 tys. do 500 tys. SEK.
2. Podatki. Przedsiębiorstwo w Szwecji podlega opodatkowaniu:
   • od dochodu - dla osób fizycznych stawka waha się między 30 a 55%, zaś dla osób prawnych przewidziany jest stały próg 28%;
   • VAT - tu można wyróżnić 3 progi: 25% - stawka podstawowa, 12% - stawka zredukowana, 6% - stawka niska;
   • od pracodawcy - podstawę opodatkowania stanowi wynagrodzenie brutto pracowników oraz innych świadczeń. Łączna stawka równa jest 31,42%.
3. Koszty stałe i zmienne. Ich wysokość jest podyktowana kategorią wydatków, a potwierdzeniem są faktury wystawiane przez dostawców. Do kosztów stałych możemy zaliczyć takie wydatki jak:
   • koszt wynajmu lokalu;
   • abonament za telefon bądź internet firmowy;
   • amortyzacja i wydatki związane z użytkowaniem samochodu;
   • zatrudnianie pracowników.
   W koszty zmienne należy wliczyć wszystkie te opłaty, których nie da się przewidzieć, ponieważ zależą od aktualnego zapotrzebowania firmy, np.:
   • materiały lub towary;
   • narzędzia lub urządzenia;
   • koszty podróży służbowych i diety;
   • koszty reprezentacji;
   • reklama;
   • artykuły biurowe;
   • koszty szkoleń, licencji i autoryzacji.

Weryfikacja poprawności otrzymywanych faktur jest istotna zarówno w przypadku kontroli, jak i ubieganie się o ulgi, np. jedynie faktury, na których wpisana jest wysokość stawki VAT za usługę czy towar podlega zwrotowi. Dlatego też warto zwracać szczególną uwagę na kwoty czy dane identyfikacyjne firmy. Firmy w Szwecji odprowadzają część zysków na przewidziane, przez system podatkowy, cele. Do grupy podatków, które szwedzki przedsiębiorca opłaca najczęściej, zalicza się: podatek dochodowy, podatek pracodawcy oraz podatek VAT.

1. Podatek dochodowy w Szwecji opłacają wszyscy rezydenci podatkowi tego kraju, a więc także właściciele firm. Na ten rodzaj daniny sumują się pomniejsze zobowiązania:
   • podatek krajowy odprowadzany na rzecz skarbu państwa. Podatek dla osób prawnych wynosi niezmiennie 28% od podstawy opodatkowania, zaś stawka dla osób fizycznych jest wyznaczana każdego roku. W 2020 r. wynosiły one odpowiednio:
     • 0% przy dochodach od 0 do 490 700 SEK;
     • 20% przy dochodach powyżej 509 300 SEK.
   • podatek lokalny, który jest łącznym wynikiem:
     • podatku gminnego - kommun;
     • podatku regionalnego - landsting.
     Wysokość stawki zależna jest od miejsca zamieszkania bądź lokalizacji firmy. O ile bowiem podatek krajowy jest inny dla samozatrudnionych, a inny dla przedsiębiorców, o tyle podatek lokalny odprowadzają wszyscy i zwykle oscyluje w granicach 30-35%.
   W ciągu całego roku podatnicy są do uregulowania comiesięcznych zaliczek w terminie do 12 Danii każdego miesiąca. Jedynie w styczniu i sierpniu data przesuwa się na dzień 17. Wysokość zaliczki jest ustalana w momencie rejestracji firmy w urzędzie skarbowym. Wówczas właściciel przedkłada szacowane zyski przedsiębiorstwa, które stanowią podstawę naliczania. Jakiekolwiek odchylenia od deklarowanego dochodu są regulowane przy rocznym rozliczeniu firmy. W późniejszych latach, również należy przygotować oszacować zyski.
2. Właściciel firmy staje się pracodawcą w momencie zatrudnienia pierwszych pracowników. Wówczas konieczna jest rejestracja w urzędzie. W skutek tych działań przedsiębiorca jako szwedzki pracodawca zobligowany jest do opłacania podatku oraz składek. Na podatek pracodawcy (arbetsgivaravgifter) składają się:
   • podatek od wynagrodzenia - 11.62%;
   • składka emerytalna - 10,21%;
   • składki na ubezpieczenie zdrowotne - 3,55%.
   Łączna stawka podatku to 31,42%.
3. Szwedzki podatek VAT naliczany od określonych towarów i usług, obejmuje przedsiębiorców, którzy takowe towary bądź usługi dystrybuują. Dotyczy to każdego etapu transakcji, czyli:
   • sprzedaż towarów;
   • świadczenie usług;
   • wymiana;
   • wypłata własna z firmy.
   Jednocześnie istnieje możliwość odliczenia podatku VAT. Szwedzka firma posiadająca takie prawo opłaca jedynie różnicę pomiędzy naliczanym od sprzedaży podatkiem należnym a płaconym za zakupy podatkiem naliczonym. Stawki VAT-u w Szwecji wynoszą:
   • 25% - stawka podstawowa;
   • 12% - stawka zredukowana (artykuły spożywcze, usługi hotelowe, rękodzieło itd.);
   • 6% - stawka niska (gazety, książki, usługi transportu osobowego itd.).
   Obowiązek wpisu do rejestru spada na firmę, gdy:
   • przemieszcza towary niezbędne do prowadzenia działalności do innego kraju UE bez zmiany właściciela;
   • sprzedaje towary lub usługi do innych krajów UE;
   • sprzedaje towary lub usługi do krajów spoza UE.
   Podatek VAT w Szwecji rozlicza się na deklaracji podatkowej. Na częstotliwość rozliczeń wpływa wielkość firmy oraz jej roczne obroty:
   • małe firmy o obrotach niższych niż milion koron szwedzkich rocznie składają deklarację raz na rok, raz na trzy miesiące lub raz na miesiąc;
   • średnie przedsiębiorstwa o obrotach mieszczących się w zakresie 1 mln - 40 mln SEK muszą się rozliczyć z raz na trzy miesiące lub raz na miesiąc;
   • duże firmy o obrotach rocznych przekraczających granicę 40 mln SEK rozliczenia dokonują raz w miesiącu.
   Deklarację VAT w Szwecji składa się do 12 dnia każdego miesiąca. Średnie przedsiębiorstwa mogą opłacać podatek do 26 dnia każdego miesiąca.

Rozwój firmy często wymaga zatrudnienia pracowników. Szwedzki przedsiębiorca decydując się na taki ruch, staje się pracodawcą, co z kolei pociąga za sobą prawne zobowiązania tak względem podwładnych, jak i urzędów. Pracodawca w Szwecji staje się bowiem płatnikiem specjalnego podatku.

Zależnie od rodzaju i pochodzenia pracowników, procedury postępowania są nieco inne. Pracownicy tymczasowi, którzy nie mieszkają w Szwecji i nie są rezydentami podatkowymi tego kraju, powinni być zgłaszani przez właściciela firmy do Urzędu ds. Środowiska Pracy oraz do Urzędu Skarbowego - Skatteverket. Obywatele Unii Europejskiej nie potrzebują zezwolenia na pracę. Jednak inaczej rzecz się ma z osobami spoza krajów członkowski UE, które powinny ubiegać się o zezwolenie w szwedzkim Urzędzie ds. Migracji - Migrationverket.

Utworzenie miejsc pracy w przedsiębiorstwie wiąże się, poza formalnościami, także z kosztami, które dzielą się na stałe i zmienne. Wszystkie wydatki na ten cel należy odpowiednio udokumentować i zarchiwizować. Do kosztów stałych możemy zaliczyć:

• podatek pracodawcy - arbetsgivaravgifter - na podatek ten składa się kilka elementów:
• podatek od wynagrodzenia - 11,62%;
• składki emerytalne - 10,21%;
• składki na ubezpieczenie - 3,55%.
Łączna wysokość stawki wynosi 31,42% od podstawy opodatkowania;
• wynagrodzenia pracowników.

W koszty zmienne, czyli te których wysokość nie jest zawsze taka sama, wliczamy m. in.:

• zasiłek chorobowy - przysługuje pracownikom czasowo niezdolnym do pracy z powodu choroby. Wysokość zasiłku to 80% średniego wynagrodzenia z uwzględnieniem ewentualnych dodatków pracowniczych;
• szkolenia pracownicze - jednymi z podstawowych szkoleń, jakie przechodzą pracownicy to np. szkolenia z BHP, szkolenia stanowiskowe. Wszystko tak naprawdę podyktowane jest rodzajem działalności firmy w Szwecji. Niektórych z nich nie można pominąć ze względu na Urząd ds. Środowiska Pracy, czyli Mynak, który ma za zadanie weryfikację, czy pracodawca w Szwecji wywiązuje się z nałożonych na niego obowiązków, wynikających z przepisów BHP.
• odzież robocza.

© 2021 RAGNUM | Polityka prywatności